Toevoegen administratie

Voor het uitvoeren van de instructies in dit artikel heb je:

de gebruikersrol beheerder of medewerker;
de module Core;
en minimaal een Compilation Professional of Insights Professional abonnement nodig.

Je voegt een administratie toe op basis van een sjabloon. Een sjabloon maakt het inrichten van nieuwe administraties snel en eenvoudig. Je gebruikt een vaste structuur, waardoor je tijd bespaart. Zo hoef je niet telkens aanpassingen te doen voor elke nieuwe administratie.

Klik rechts in de Administratiemonitor op Administratie toevoegen.
Kies een abonnement.
- Je kunt ook een Compilation abonnement én een Insights abonnement kiezen.
Klik op Volgende.
Kies bij Periode-indeling hoe je de administratie wilt indelen.
- De administratie van je boekhoudpakket bepaalt of je met 12 maanden of 13 perioden werkt. Dit kun je niet meer wijzigen.
Zet het schuifje achter Gebroken boekjaar aan als er sprake is van een gebroken boekjaar.
- Een gebroken boekjaar is een periode van 12 maanden of 13 perioden die niet van januari tot en met december loopt. Organisaties kiezen hier soms voor omdat dit beter aansluit bij hun activiteiten.
- Wil je een verkort of verlengd boekjaar instellen? Dit is geen gebroken boekjaar. Je zet het schuifje niet aan. Volg de instructie Instellen verkort of verlengd boekjaar.
Zet het schuifje achter Kostenplaatsen aan als je kostenplaatsen wilt importeren.
- Je kunt kostenplaatsen alleen gebruiken als je vanuit jouw boekhoudpakket kostenplaatsen kunt importeren in Visionplanner.
Kies het Sjabloon waarmee je de administratie wilt maken.
Klik op Doorgaan.
- Klik je op Doorgaan? Je maakt de administratie aan en kunt dit niet meer terugdraaien.
Kies bij Software het boekhoudpakket dat je wilt koppelen.
- Wil je weten hoe je jouw boekhoudpakket instelt als importbron? Klik op Hulp nodig?
Klik op Afronden. De administratie is nu toegevoegd.

De administratie neemt onderstaande instellingen over van het sjabloon:
- rubriekenstructuur;
- koppelingen van grootboekrekeningen aan de rubriekenstructuur;
- presentaties;
- aanvullende cijfers;
- KPI's en berekeningen;
- signalen en alerts;
- interne benchmark.
Wil je deze instellingen wijzigen? Vraag de beheerder van jouw Visionplanner-omgeving om dit in het sjabloon te wijzigen. Dan wijzigen alle administraties die aan dit sjabloon gekoppeld zijn.
Zijn er grootboekrekeningen die niet in het sjabloon staan of niet gekoppeld zijn in het sjabloon? Deze grootboekrekeningen zijn ook niet gekoppeld in je nieuwe administratie. Je kunt ze alsnog koppelen in het koppelscherm van je administratie.
Werk bij voorkeur met een sjabloon om nieuwe administraties in te richten. Je kunt alle instellingen ook in een administratie wijzigen. Dit kan alleen als je de administratie loskoppelt van het sjabloon.
De volgende instellingen kun je in een administratie altijd wijzigen. Het maakt niet uit of de administratie gekoppeld is aan een sjabloon.