Verslag Gebruikersgroep Samenstellen 14 november 2019

Volgen

Aanwezig:

  • Marcel de Jager (Marcel de Jager MKB Adviseurs B.V.)
  • Michel Renes, ter vervanging van Erik Baas (Fidor)
  • Marlies van Zelst (Bos Adviesgroep)
  • Daniela Altena (Smid Accountants)
  • Daniëlle van Dijk (Van de Kamp & Van Gelder)
  • Marcel Brust (Brust.nl)
  • Arjan van Beek (Visionplanner)

 

Ontwikkelingen ‘Samenstelpraktijk’ 2019

Er wordt teruggeblikt op alle ontwikkelingen die er in 2019 zijn geweest op de samenstelpraktijk. Hier en daar worden functionaliteiten toegelicht die bij de gebruikersgroep nog niet geheel bekend waren.

 

Er wordt vooruitgekeken naar nieuwe functionaliteiten die opgeleverd zullen worden na de Visionplanner klantendag op 26 november 2019:

 

  • Verbeterde dossier weergave
  • Conclusie administratiedossier opnemen in samensteldossier
  • Automatisch invullen van notulen
  • Afrondingsmemorandum (pilot)
  • Verloopoverzichten van balansposten
  • Hoofdstuk ‘ondertekening’
  • Jaarovergang financieel verslag (pilot)
  • Jaarrekening Stichtingen (pilot)
  • Engelstalige jaarrekening (pilot)

 

Roadmap 1e kwartaal 2020

Een voorstel voor de roadmap van het 1e kwartaal 2020 wordt door Arjan van Beek onder voorbehoud gedeeld met de gebruikersgroep. Het voorstel wordt positief ontvangen. Een aantal van de punten is in voorgaande bijeenkomsten door de gebruikersgroep bij Visionplanner onder de aandacht gebracht. Bijvoorbeeld:

 

  • Jaarovergang taxonomie
  • Synchroniseren van teksten financieel verslag en taxonomie
  • Verwijzingen en condities in financieel verslag

 

Afstemming mogelijke toekomstige ontwikkelingen

Door Arjan van Beek worden een aantal ideeën gedeeld voor mogelijke toekomstige ontwikkelingen met het doel om daarop feedback te ontvangen van de gebruikersgroep.

 

Recommendation engine

Visionplanner werkt aan het de ontwikkeling van een machine-learning model dat significante aangelegenheden moet kunnen voorspellen en voorstellen aan de gebruiker.

Feedback:

  • Kunnen we ook kennis van de huishouding (bedrijfsbeschrijving) gebruiken voor het voorspellen van significante aangelegenheden?
  • Eventueel de bedrijfsbeschrijving vervangen door checklist zodat dit makkelijker in te regelen is?
  • Kijken naar welke significante aangelegenheden van vorig jaar hebben geleid tot correctie.

 

Checklists in het samensteldossier

Visionplanner denkt na over de ondersteuning van checklists in het samensteldossier. 

 

  • Kan van toegevoegde waarde zijn. Bijvoorbeeld bij grotere organisaties en ter ondersteuning van minder ervaren samenstellers.
  • Moet wel optioneel zijn en niet per definitie verplicht.
  • Instructies d.m.v. checklists kunnen wel bij risico’s maar dan wel toegespitst op het risico en niet met vragen die thuishoren in administratiedossier.
  • Ideeën voor checklists:
    • Bijzondere checklisten zoals bij continuïteit.
    • WWFT (opdrachtcontinuatie).
  • Bij voorkeur zowel Visionplanner checklists als checklists van brancheorganisaties en ook kantoorspecifieke checklists.

 

Afhandeling van risico’s

Door Arjan van Beek wordt een schets gepresenteerd van een verbeterde risico afhandeling. De gebruikersgroep brainstormt over hoe de afhandeling van risico’s en instructies verbeterd kan worden ten opzichte van de huidige situatie. 

 

De naam en beschrijving van het risico levert in de praktijk veel overlap op. Deze velden kunnen worden samengevoegd.

 

Het gebruik van dossier-items voor de instructies werkt in de praktijk niet altijd even handig. De dossier-items moeten voltooid worden voor afronding en kunnen daarna niet meer aangepast worden. Daarnaast gebeurt de afwerking van instructies momenteel niet eenduidig. De één doet dit in het beschrijvingsveld van het dossier-item, de ander doet dit via de berichten. Het zou beter zijn om voor de afwerking een apart veld op te nemen.

 

De meningen zijn verdeeld over de vraag of instructies toegewezen moeten kunnen worden aan een persoon. Vaak is er maar één samensteller in een dossier. Toewijzen is dan een extra onnodige stap. Een voordeel van toewijzen is echter dat een gebruiker dan een taak in zijn takenbakje krijgt toegewezen. Dit zou eventueel opgelost kunnen worden door een samenstel-team vast te leggen per dossier. Dan kunnen instructies automatisch toegewezen worden aan de samensteller binnen het team.

 

De Vakgroep Accountancy Visionplanner heeft aanbevolen om de risico’s individueel te laten accorderen door de opdrachtverantwoordelijke. De gebruikersgroep stemt hiermee in. Dit verbetert de zichtbaarheid van de accountant in het dossier en vanwege het beperkt aantal risico’s in een dossier levert dit nauwelijks extra werk op. Na het akkoord van de opdrachtverantwoordelijke zouden misschien automatisch dossier-items voltooid kunnen worden. 

 

Cijferbeoordeling

Over de cijferbeoordeling in Visionplanner wordt de volgende feedback gegeven:

  • De cijferbeoordeling zou bevroren (gefixeerd) moeten worden na akkoord op de planningsfase.
  • Als de cijferbeoordeling gefixeerd wordt dan zou het wel fijn zijn dat een snapshot van definitieve kolommenbalans opnemen kan worden in het dossier.
  • In cijferbeoordeling zou de norm niet altijd vorig jaar moeten zijn maar soms ook aangepast, eventueel handmatig.
  • Een afsluitende cijferbeoordeling biedt voor de gebruikersgroep geen toegevoegde waarde.

 

Review tools

Visionplanner overweegt review tools toe te voegen aan het samensteldossier en vraagt de gebruikersgroep hoe review momenteel plaatsvindt en hoe dit in Visionplanner ingeregeld zou kunnen worden. Daarop wordt de volgende feedback gegeven:

 

  • Reviewer is vaak de opdrachtverantwoordelijke maar dat hoeft niet zo te zijn.
  • Review aantekeningen worden nu gemaakt in Word en/of in een dossier-item.
  • Wenselijk zou zijn om review aantekeningen vast te leggen vanaf verschillende plekken in het dossier en in de jaarrekening en centraal ergens te verzamelen.
  • Review aantekening moeten ook afgewerkt worden met toelichting.
  • Review aantekeningen moeten toegewezen kunnen worden aan een persoon.
  • Het originele review document (concept jaarrekening) kan eventueel opgeslagen worden als dossier-item.
  • Review hoeft niet voorbehouden te worden aan iemand met die specifieke rol. Dat zou vrij gelaten kunnen worden zodat gebruikers daar zelf invulling aan kunnen geven.
  • Geen aftekening van verschillende fasen door reviewer. Dat is te dwingend en belastend.
  • Wel een eindconclusie vast laten leggen door een reviewer.

 

Bespreekpunten

Op welke wijze zouden bespreekpunten het beste vastgelegd kunnen worden in Visionplanner en hoe wordt daar nu in de praktijk mee omgegaan?

 

  • Bespreekpunten worden nu voornamelijk in Word vastgelegd en afgewerkt en daarna geupload als dossier-item. Of in dashboard bij widget ‘bevindingen en advies’. Of alvast opgenomen in het bespreekverslag.
  • Het bespreekverslag wordt soms ook in Word gemaakt. Een samenvatting daarvan in Visionplanner wordt dan toegevoegd aan Visionplanner. Bijvoorbeeld om dingen weg te laten die uiteindelijk niet significant bleken, om discussie te voorkomen bij toetsing, en fiscale adviespunten die je niet in samensteldossier wel hebben maar in adviesdossier.
  • Standaard bespreekpunten: Gebeurtenissen na balansdatum, continuïteit, significante aangelegenheden.
  • Significante aangelegenheid moet automatisch bespreekpunt worden.
  • Praktisch bezwaar om bespreekverslag uit te werken in Visionplanner: Als je bespreek a.d.v. dashboard dan kun je niet tegelijkertijd iets vastleggen in bespreekverslag.
  • Soms komen er opvolgacties uit bespreekverslag. Bijvoorbeeld aanpassen voorlopige aangifte VPB. Die wil je doorzetten naar je CRM. Dat kan niet vanuit Visionplanner. Dat is een overweging om het bespreekverslag in eigen CRM vast te leggen.

 

Overige opmerkingen en wensen

  • Dossier data zou gefixeerd moeten kunnen worden. Nu wijzigen soms vergelijkende cijfers in de jaarrekening t.o.v. de jaarrekening van vorig jaar. Met name vervelend bij consolidaties waar deelnemingen worden aangekocht of verkocht.
  • Archiveren van administraties voor ex-klanten zonder dat administratie verwijderd moet worden. Kan wel, maar dan blijf je kantoorabonnement betalen. De prijs van professional is dan eigenlijk te hoog.
  • Downgraden van Advies Ultimate abonnement is niet mogelijk bij uitgebreide consolidaties. Je moet dan eerst koppelen aan het sjabloon maar daardoor gaan koppelingen verloren.
  • Presentatie VJP’s exporteren of mogelijkheid geven om grootboekrekeningen toe te voegen in Visionplanner. Als voor export gekozen wordt moet wel duidelijk zijn of het rubrieken betreffen van balans op winst- en verliesrekening.
  • Financieel verslag en taxonomie: Gewijzigde teksten ander achtergrondkleur geven
  • Betere filtering op dossier monitor. Bijvoorbeeld op jaartal. Of elke status behalve X.
  • Instructies van risico’s op klantenkaart vastleggen bij significante aangelegenheid.
  • Zaken vastleggen in bedrijfsbeschrijvingen vanuit samensteldossier.
  • Aandeel derden kunnen verwerken in consolidatie.
  • Dashboard toegang regelen per jaar (minimale periode-stellingen)
  • Handmatige eliminatieposten.
  • Rapporteren van tussentijdse cijfers in PDF.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Een aanvraag indienen