Administratiedossier - Checklist gebruiken

Volgen

Nodig

Kantoorabonnement Professional en Rol Medewerker

Inhoud

  1. Checklists activeren en openen
  2. Een nieuwe checklist toevoegen 
  3. Checklist invullen
  4. Vragen beantwoorden en toelichting doorzetten naar samensteldossier
  5. Automatisch beantwoorde vragen
  6. Open vragen gebruiken voor conclusies en kopiëren naar het samensteldossier

 

1. Checklists activeren en openen

Als je met een checklist gaat werken, ga je eerst naar het administratiedossier.
Je kunt het administratiedossier op twee manieren bereiken:

  1. Via de Administratiemonitor: klik op Mijn checklists
    Klik op de klant die je zoekt. Je komt uit in het administratiedossier. 
  2. Als je de administratie al open hebt staan: kies in het menu Opties > Dossier en klik op Administratiedossier.

12.png

 13.png

 

2. Een nieuwe checklist toevoegen 

  • In de Administratiemonitor: klik op Mijn checklists
    Klik op de naam van de administratie. Je komt uit in het administratiedossier.
  • Klik in het Administratiedossier op + Toevoegen
    • Kies de checklist die past bij de activiteiten die je wilt uitvoeren
    • Selecteer de juiste frequentie en periode (let op: dit heeft effect op automatische beantwoording van vragen).

periode_selector.JPG

De checklist is aangemaakt en klaar voor gebruik. 

 

3. Checklist invullen

Het invullen van de checklist doe je bij voorkeur vanuit de cijferbeoordeling omdat je daar de vragen direct naast de cijfers ziet staan. 

  • Ga naar de Administratiemonitor
  • Kies de administratie van de klant
  • Klik op Geïmporteerde gegevens
  • Klik op Actuele cijfers uitwerken

14.png

Je komt automatisch op de pagina cijferbeoordeling:

15.png

  • Kies in de linkerbalk de checklist waar je aan gaat werken.

Groepen die gekoppeld zijn aan een Visionplanner rubriek hebben een ‘schakel-icoontje’. Als je daarop klikt in de kolommenbalans, zie je automatisch de bijbehorende vragen in de checklist en vice versa.

16.png

Op basis van formules in de checklist kunnen groepen automatisch getoond of verborgen worden in als er geen bijbehorende cijfers zijn in de kolommenbalans.

Bovenaan de checklist zie je de voortgang. Die zie je weer terug in de checklist monitor.

 

4.1 Bijlage toevoegen

Aan elke vraag kun je bijlagen toevoegen. Daarbij heb je 3 opties:

  1. je voegt een nieuwe bijlage toe
  2. je voegt een reeds eerder toegevoegde bijlage ook aan deze vraag toe
  3. je voegt een url naar een online document toe. 

Indien je voor de laatste optie kiest (bijvoorbeeld bij een Google doc of een Office365 document), dan krijg je de mogelijkheid om de link een passende naam te geven. Hou bij dit soort bijlagen met de volgende zaken rekening:

  • De link die je toevoegt geeft toegang tot een document dat (technisch) niet in Visionplanner staat. Het is dus mogelijk dit document wordt verwijderd of aangepast terwijl de link intact blijft. 
  • Ook kan het zijn dat het document wordt verwijderd en de link dus niet meer werkt.
  • Via de link geef je toegang tot een document - in sommige applicaties kun je specificeren voor wie de link werkt en wat de gebruiker van de link mag doen (bijvoorbeeld alleen lezen of ook bewerken). Hou hier rekening bij het toevoegen van dit soort bijlagen. 

url_als_bijlage_toevoegen.JPG

4.2 Vragen beantwoorden en toelichting doorzetten naar het samensteldossier

Bij sommige vragen is een toelichting verplicht. Dit is in de instellingen van de checklist geregeld. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

18.png

Je hebt daar twee opties:

  • De toelichting overnemen naar volgende periode
    De toelichting verschijnt weer in dezelfde checklist van de volgende periode. Zo kun je ontwikkelingen gedurende het jaar volgen. Deze optie is alleen zichtbaar als een vraag niet automatisch wordt beantwoord (zie verder).
  • Kopieer toelichting als notitie naar samensteldossier
    Houd er rekening mee dat het samensteldossier aanwezig moet zijn. Jouw toelichting verschijnt als aantekening in het samensteldossier. 

4.3 Logging van uitgevoerde werkzaamheden

De applicatie toont bij elke beantwoorde vraag door wie die het laatste is gewijzigd. Deze informatie wordt zichtbaar op het moment dat je met de cursor over een vraag gaat.

info_icoon.JPG

 

5. Automatisch beantwoorde vragen 

Sommige vragen worden automatisch beantwoord. Dit is geregeld in de instellingen van de checklist. Je herkent deze vragen aan het ververs-icoon naast de paperclip. 

19metcirkel.png

De automatische beantwoording zie je in het ja/nee/nvt antwoord maar eventueel ook in de toelichting. Dit antwoord wordt geupdate bij het verversen van de cijfers. 

Zodra je het antwoord wijzigt (bijvoorbeeld van `ja` naar `nee` of iets wijzigt aan de toelichting), wordt het antwoord bevroren. Het antwoord wijzigt dus ook niet meer als de onderliggende cijfers wijzigen. 

Je kunt opnieuw het standaard antwoord laten berekenen door op het ververs-icoontje te klikken. 

 

6. Open vragen gebruiken voor conclusies en kopiëren naar het samensteldossier

In de checklist kunnen ook open vragen staan. Die kun je gebruiken om conclusies te formuleren. Dat kan er als volgt uit zien:

 20.png

Conclusie kopiëren naar het samensteldossier

In sommige gevallen zie je het kopieer-icoontje staan. Hiermee kun je conclusie kopiëren naar het betreffende veld in de acceptatie/planningsfase van het samensteldossier. Uiteraard moet het samensteldossier dan wel zijn aangemaakt. 

Dat ziet er zo uit:

21.png

 

Artikelen over checklists

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Een aanvraag indienen