Verslag gebruikersgroep Tussentijdse cijfers 31 oktober 2019

Volgen

Verslag gebruikersgroep Tussentijdse cijfers

31 oktober 2019

 

Aanwezigen:

  • Fred Stroombergen  (Grant Thornton)
  • Frank Dobbelsteen (Crop - vervanger van Ramon van de Bilt)
  • Petra van Veen (Van Braak Accountants)
  • Martijn Last (Bordan Accountants)
  • Dennis Henderiks (AccountAnders)
  • Roy Schuitemaker (Schipper Groep)
  • Björn Molegraaf (Look Forward)
  • Willem van der Bij (Bentacera- vervanger voor Klaas de Jong)
  • Arjan van Beek (Visionplanner)
  • Joris Joppe (Visionplanner)
  • Karst Janssen (Visionplanner - deels)

 

Arjan van beek begint de bijeenkomst met de agenda. Omdat een aantal deelnemers voor het eerst deelneemt aan deze gebruikersgroep, wordt begonnen met een korte voorstelronde. 

 

Ontwikkelingen in 2019

Arjan van Beek licht toe welke zaken in 2019 zijn ontwikkeld en waar al aan gewerkt wordt maar wat nog niet zichtbaar is. Dit betreft de volgende onderwerpen:

  • Ontwikkeling van een nieuwe widget; 
  • Doorzoom naar documenten voor stakeholders is beperkt;
  • Excel upload voor niet-financiële data hoeft niet meer via de connector (vooral voor mensen die met Apple werken);
  • Er zijn twee nieuwe koppelingen toegevoegd (Minox, Groenvision)

De zaken die zijn opgestart maar nog niet zichtbaar zijn: 

  • Multi-language functionaliteit zodat dashboards straks ook in het Engels zijn te tonen;
  • Voorbereidingen worden getroffen om in de mobiele app ook een aantal KPI’s te tonen. Dit wordt later tijdens de sessie uitgebreider besproken.

 

Roadmap

Arjan van Beek licht op hoofdlijnen de Roadmap-kandidaten voor 2020 toe. Dit betreft de volgende onderwerpen:

  • Verbeterde signaal- & adviesfunctie (hierna verder uitgewerkt)
  • Sector-templates (hierna verder uitgewerkt)
  • DGA dashboard
  • Multi-language
  • Meer widget instellingen
  • 13 x 4 weken

Vanuit de deelnemers wordt nog gesuggereerd dat de mogelijkheid om projecten (voor met name Twinfield en ExactOnline) toe te voegen ook een belangrijke feature is. Hierdoor moet nu soms ‘nee’ gezegd worden tegen de inzet van Visionplanner bij bepaalde klanten. Hiervan worden een aantal voorbeelden genoemd. Sommige deelnemers vinden dit onderwerp belangrijker dan bijvoorbeeld de de 13 x 4 weken-functionaliteit maar hier is geen eensgezindheid over. 

 

Signaal- & adviesfunctie

Het merendeel van de gebruikersgroep geeft aan dat alerts nu vrijwel allemaal uit staan omdat ze te vaak komen, niet makkelijk instelbaar zijn ze niet altijd voldoende informatiewaarde hebben om bij de klant te laten landen. 

 

Joris Joppe licht toe welke mogelijkheden onderzocht zouden kunnen worden:

  • de mogelijkheid om commentaar toe te voegen aan alerts en deze daarna pas met klanten te delen. 
  • Toevoegen van meer tekst zodat de alert leesbaarder wordt (alsof deze door een mens is geschreven. 
  • makkelijker archiveren of verwijderen van alerts
  • Eenvoudiger aan/uit zetten van alerts op klantniveau. 

 

Vanuit de groep komen de volgende vragen/opmerkingen/wensen:

  • De alerts komen binnen maar een relatiebeheerder zal die niet altijd zien. De wens bestaat om een alert door te sturen worden naar de relatiebeheerder. Dit zou dan moeten gebeuren:
    • Met link naar Visionplanner zodat het makkelijk gemaakt wordt om in te loggen;
    • Het onderwerp moet wel worden benoemd maar niet te veel detailinformatie
    • Eventueel notificaties verzamelen en per week versturen om overload te voorkomen.
  • Er is behoefte aan meer flexibiliteit qua instellingen. Welke alerts aan/uit? Welke wel/niet naar klant?
  • Kan de klant ook rechten krijgen om zelf de notificaties voor signalen en alerts in te stellen?

 

De conclusie is dat er wel degelijk behoefte is aan een functionaliteit waarmee uitzonderingen kunnen worden gerapporteerd. Deze moet echter beter te managen zijn dan de huidige functionaliteit. 

 

Delen van presentaties

Een gerelateerd onderwerp: De gebruikers merken op dat de huidige manier van delen van presentaties wel werkt maar dat je niet de klant naar een specifiek tabblad kan sturen. De beleving is dat een ondernemer een aantal favoriete widgets heeft die hij wil zien maar dat die verspreid staan over een aantal tabbladen. Een soort van ‘MyFavorits’ zou hier kunnen werken zodat die widgets op een apart tabblad komen waar de ondernemer binnen komt - als hij dan meer detail wil, kan hij altijd nog in andere tabbladen kijken. 

 

Administratiedossier

Joris Joppe vraagt de aanwezigen hoe ze de link zien tussen administratiedossier en dashboard? Daarop komen een tweetal suggesties:

  • Presentatie delen vanuit checklist nadat de checklist en cijferbeoordeling is afgerond (dus gelijk ‘boter bij de vis’) - bij nader inzien is dit wellicht niet wenselijk als je als gebruiker zelf het dashboard nog niet hebt gezien. 
  • De mogelijkheid om notities uit de checklist direct zichtbaar te maken voor klant eventueel via widget ‘bevindingen en advies’. Dit is nu niet mogelijk maar wel het onderzoeken waard. 

 

Sector-templates

 

Joris Joppe licht toe wat de plannen zijn van Visionplanner om sector-specifieke dashboards aan te bieden. Kort samengevat is de gedachte om samen met gebruikers te bepalen welke informatie per sector in een dashboard wenselijk en dat Visionplanner deze templates bouwt. Vervolgens moet er een systematiek worden ontwikkeld waarmee deze in de vorm van een soort van bibliotheek aan gebruikers beschikbaar kunnen worden gesteld. 

 

Verder wordt toegelicht dat de survey die is gedaan op veel reacties heeft mogen rekenen. Joris Joppe presenteert de voorlopige resultaten waarin getoond wordt welke sectoren het meest in aanmerking lijken te komen voor deze ontwikkeling (niet in de notulen opgenomen omdat dit nog een voorlopige versie is). 

 

De groep constateert dat dit een wenselijke ontwikkeling is en stelt de volgende vragen:

  • Kunnen gebruikers ook hun eigen templates beschikbaar stellen in de bibliotheek? Hierover gediscussieerd: dit is in principe niet de bedoeling. De gedachte is dat we gezamenlijk met gebruikers en eventueel andere experts komen tot een gewenst dashboard.
  • De vraag wordt gesteld of de sector template gekoppeld moet blijven of dat deze los van de bibliotheek zou moeten komen. Het lijkt alsof de groep de voorkeur heeft om deze los te koppelen zodat er zelf op door kan worden ontwikkeld maar dat men wel de mogelijkheid wil krijgen om een nieuwe template over te nemen als die is geupdate.

 

Mobiele app

Karst laat de eerste opzet voor KPI's in de app zien. Kort samengevat is het de bedoeling dat de belangrijkste KPI op de smartphone te zien zijn. De adviseur in je broekzak. Het is dus de bedoeling dat in de app KPI getoond worden die relevant zijn voor de ondernemer. Dat betekent dat de KPI iets laat zien over de prestaties van de onderneming.

 

Naar aanleiding van dit verhaal ontstaat er een gesprek over KPI in de app, waarbij meteen de vraag naar voren komt hoe de app omgaat met periodes die nog niet vrijgegeven zijn. Het is volgens de groep onwenselijk als deze periodes in de app wel beschikbaar zijn. We zouden kunnen aansluiten bij de maximaal ingestelde periodes van de administratie. De vraag is wel welke presentatie we dan zouden moeten volgen.

 

Daarnaast ontstond er een discussie of de app dagelijks nieuwe informatie kon tonen. De groep komt tot de conclusie dat dit voornamelijk geldt voor bankstanden/debiteuren/crediteuren. De vraag is of het wenselijk is om deze informatie als KPI te tonen.

Met betrekking tot de KPI worden de volgende suggesties gedaan:

  • Resultaat (duidelijk definiëren welk resultaat)
  • Omzet/debiteuren
  • Verwachte VPB
  • Verwachte IB
  • EBITDA
  • Te betalen belasting
  • Vrij vermogen

 

DGA dashboard

Karst legt uit dat we vanuit de kantoren een vraag krijgen naar een DGA dashboard. Kort samengevat gaat het DGA Dashboard de informatie van de B.V. combineren met privé. Dit dashboard wordt vanuit fiscaal oogpunt ingestoken. De groep ziet een dergelijk dashboard als een aanvulling op de adviespraktijk. 

 

De groep wordt gevraagd of een DGA Dashboard ook breder inzetbaar gemaakt kan worden voor eenmanszaken. De groep geeft aan dat de eenmanszaak een andere informatiebehoefte heeft.

 

De groep wordt gevraagd of de partner ook meegenomen moet worden in dit Dashboard. De groep geeft aan dat ze voor de zakelijke partner een aparte presentatie zouden maken. De informatie van de fiscale partner willen ze buiten beschouwing laten.

 

Op de vraag hoe dit dashboard ingezet wordt, reageert de groep verschillend sommige zouden dit dashboard samen met de administratie willen bespreken, dus per kwartaal andere geven aan er misschien een keer per jaar naar te kijken in bijvoorbeeld het vierde kwartaal. Soort van financial planning instrument waar sta je, waar wil je naar toe en hoe gaan we daar komen. 

 

Op de vraag voor het toevoegen van de gegevens uit de aangifte inkomstenbelasting reageert de groep minder enthousiast. De gegevens uit de aangifte inkomstenbelasting worden namelijk als te statisch bestempeld. Als ze deze op het dashboard kunnen tonen is dat nice to have.

 

Terugkomend op het verschil in informatiebehoefte wordt met betrekking tot de eenmanszaak aangegeven dat elk kwartaal het resultaat besproken wordt. Dit wordt vergeleken met de voorlopige aangifte om te bepalen of de voorlopige aangifte bijgesteld moet worden.

Met betrekking tot de B.V. bestaat er behoefte aan een dashboard dat alle relaties tussen DGA en holding in kaart brengt, want in veel gevallen wordt de jaarrekening van de Holding niet of nauwelijks besproken. Hierbij moet gedacht worden aan:

    • Eigen vermogen van de BV (uitgesplitst)
    • Pensioenvoorziening
    • Vrije reserve van de BV
    • Uitkeringstoets
    • Rekening courant (als verloopoverzicht)
    • Resultaat t/m heden
    • Vorderingen/schulden aan/op de DGA (als verloopoverzicht)
    • Posten uit aangifte inkomstenbelasting worden als minder interessant bestempeld, omdat je die jaarlijks bijgewerkt.

 

Bij het bekijken van onze voorzet van het DGA Dashboard doet de groep de volgende suggesties: 

    • “Eigen vermogen” moet “vermogen” zijn.
    • Besteedbaar inkomen is niet zo relevant
    • Verloopoverzichten zouden waardevol zijn. 
    • Focus moet zijn op de relatie tussen DGA en BV
    • Het dashboard moet waarde toevoegen zonder IB-gegevens, want dan kan ik gedurende het jaar al iets presenteren. Oude informatie uit de aangifte is mooi maar hoeft niet persé.
    • het dashboard zou antwoorden inzichtelijk kunnen maken op de volgende vragen:
      • kan ik dividend uitkeren
      • moet ik aflossen
      • kan ik lenen

 

Kennisdeling

Tijdens dit deel van de sessie zijn de volgende onderwerpen aan de orde gekomen:

 

  • Er is behoefte aan een uniek ID per widget - Soms is niet meer duidelijk wat de oorsprong van een widget is als die is veranderd. 
  • Het zou prettig zijn als widgets ook buiten de template kunnen worden gekopiëerd.
  • Bij geconsolideerde groepen ontstaat een probleem als een deelneming wordt verhangen of er bijvoorbeeld een topholding wordt toegevoegd. Dit betekent feitelijk het opnieuw opbouwen van de gehele groep. 
  • hieraan gerelateerd: het zou wenselijk zijn als ik een periode in kan geven voor het ophalen van de data. Dit is wenselijk als een onderneming gedurende het jaar wordt verhangen. (anders moet een nieuwe administratie worden aangemaakt).
  • Welke kolomdefinitie kan ik gebruiken als 12-maanden ‘rollend’ maar dan enkelvoudig (en dus niet cumulatief).
  • Instellingen in tabel widgets - als belangrijkste punt van vorige jaar zijn we niet aan toegekomen. Proberen dit wel in Q2 of Q3 van 2020: voorstel dat dit een prio is voor 2020.
  • Bij het wisselen van periodes worden erg veel (toekomstige) periodes getoond. Daarmee staat de gewenste periode helemaal onderaan wat onhandig is. 
  • Probleem met gebruikers die een nieuwe administratie aanmaken maar het proces daarna afbreken (dan blijft “Nieuwe administratie” staan). Kunnen echter wel verwijderd worden.
  • Benchmark blijft lastig - vraag: kun je in de widgets van de benchmark aanpassingen maken. 
  • Bij aanvullende gegevens lijkt het niet meer mogelijk om decimalen te gebruiken. Dit is echter wel wenselijk? (het voorbeeld wordt gegeven van beoordelingen van fysiotherapeuten op een schaal van 1 tot 10).  
  • Liquiditeitsprognose - is het noodzakelijk om elke keer de startperiode handmatig te wijzigen (waarom rekent hij niet automatisch uit het eindsaldo van de vorige periode). Dit is met name lastig bij een groep van ondernemingen want als je er eentje vergeet klopt het geheel niet meer. 
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Een aanvraag indienen

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen