Administratiedossier

Volgen

Om gebruik te kunnen maken van de checklisten in het administratiedossier is het volgende abonnement nodig:

  • Kantoorabonnement Professional

Beheren van checklisten

  • Ga naar de Administratie monitor
  • Klik op ‘Beheer partner’
  • Klik op ‘Checklists’

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.21.08.png

 

Standaardchecklists

Door Visionplanner worden 3 standaardchecklists geleverd. Je kunt deze checklisten activeren door te klikken naar ‘Standaardchecklisten’ en vervolgens op ‘Nieuwe checklist’.

Om een goed beeld te krijgen van hoe een checklist hoort te functioneren adviseren we om eerst een tijdje gebruik te maken van een standaardchecklist alvorens besloten wordt om zelf een eigen kantoorchecklist te ontwerpen.

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.23.06.png

Checklist BTW aangifte

De meest beknopte checklist. Met behulp van deze checklist kun je de kolommenbalans periodiek uitwerken en controleren met het doel om een correcte BTW aangifte op te stellen.

Checklist Tussentijdse rapportage

Deze checklist is iets uitgebreider dan de checklist BTW aangifte en heeft als doel een uitgewerkte kolommenbalans die als basis dient voor een tussentijdse rapportage per maand of per kwartaal.

Checklist samenstelwaardige administratie

Deze checklist is het meest uitgebreid en is bedoeld voor het samenstelwaardig maken van de kolommenbalans, ter voorbereiding op het samenstellen van de jaarrekening.

 

Kantoorchecklists

Onder ‘kantoorchecklists’ heb je de mogelijkheid om zelf checklisten te bouwen. Klik op ‘Kantoorchecklists’ en vervolgens op ‘Nieuwe checklist’ om een nieuwe checklist te maken.

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.25.58.png

Geef de kantoor checklist een naam en klik vervolgens op opslaan. Je kunt daarna klikken op ‘Bouwen’.

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.27.42.png

Een checklist bestaat uit groepen en vragen. Met de omcirkelde buttons uit bovenstaande afbeelding kunnen deze aangemaakt worden.

Groepen

Hier volgt een voorbeeld van een groep:

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.29.09.png

Titel

De omschrijving van de groep.

Rubriek

Selecteer hier de Visionplanner rubriek waar de vragen binnen deze groep betrekking op hebben.

Helptekst

De tekst die hier wordt ingevoerd verschijnt onder een additionele informatie-button in je checklist.

Groep tonen

Kies ‘voorwaarde om groep te tonen’ als je de groep onder bepaalde omstandigheden niet wilt laten zien. Bijvoorbeeld als de kolommenbalans geen ‘materiële vaste activa’.

Klik op ‘Waarde toevoegen’ om de rubriek en de waarde te selecteren. In bovenstaand voorbeeld is gekozen voor rubriek ‘Materiële vaste activa’ (A11) en waarde ‘Actueel’ (V1). De waarde betreft hier altijd de cumulatieve waarde. Dit resulteert in ‘V1.A11’.

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.30.39.png

Deze groep moet getoond worden als V1.A11 kleiner of groter is dan 0.

Hiervoor passen we de formule aan zodat eerst de waarde V1.A11 als absolute waarde wordt berekend.

abs(V1.A11)

Vervolgens voegen we daar >0 aan toe. Dit resulteert in de formule:

abs(V1.A11)>0

Vragen

Hier volgt een voorbeeld van een vraag:

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.32.12.png

Vraag

De omschrijving van de vraag.

Antwoordinstellingen

Bij het invullen van de checklist kan een vraag altijd beantwoord worden met Ja, Nee of N.v.t. Bij dit antwoord kan een tekstuele toelichting gegeven worden.

Je kunt bij de antwoordinstellingen aanvinken bij welke antwoorden op deze vraag het verplicht is om een tekstuele toelichting te geven.

Helptekst

De tekst die hier wordt ingevoerd verschijnt onder een additionele informatie-button in je checklist.

 

Publiceren

Ga naar ‘Publiceren’ om je nieuwe checklist beschikbaar te maken voor gebruik bij administraties. Deze actie voer je ook uit als je later wijzigingen aanbrengt in een bestaande kantoorchecklist.

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.34.17.png

Het administratiedossier

  • Open een administratie
  • Klik op ‘Opties’
  • Klik op ‘Dossier’

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.35.43.png

 

Klik vervolgens naar ‘Administratiedossier’.

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.36.33.png

Checklists

Klik op ‘Toevoegen’ om een nieuwe checklist toe te voegen aan het administratie dossier. De checklist wordt nu aangemaakt en geopend.

Op deze manier zet je de checklist klaar voor gebruik. Het invullen van de checklist kan eventueel hier gedaan worden maar gebeurt bij voorkeur vanuit de ‘Cijferbeoordeling’ (zie onder).

Dossier-items

Je kunt hier dossier-items aanmaken die opgeslagen moeten worden in het administratiedossier. Ook bijlagen die aan de checklist toegevoegd zijn vind je hier terug.

Cijferbeoordeling

Het invullen van de checklist doe je bij voorkeur vanuit de cijferbeoordeling.

  • Ga naar de administratiemonitor
  • Klik op ‘Geïmporteerde gegevens’
  • Klik op ‘Naar brugstaat’

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.37.54.png

In de brugstaat is een nieuw tabblad ‘Cijferbeoordeling’ toegevoegd:

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.38.34.png

Klik op de checklist om deze te openen en de checklist in te vullen. Groepen die gekoppeld zijn aan een Visionplanner rubriek hebben een ‘schakel-icoontje’.

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.39.36.png

Door te klikken op dit icoontje in de kolommenbalans worden automatisch de bijbehorende vragen in de checklist getoond en vice versa.

Op basis van formules in de checklist kunnen groepen automatisch getoond / verborgen worden indien er geen bijbehorende cijfers zijn in de kolommenbalans.

Bovenaan de checklist zie je de voortgang.

Screen_Shot_2018-12-05_at_15.40.29.png

Als je de checklist hebt ingevuld kun je deze sluiten. De checklist wordt dan gearchiveerd in het administratiedossier en is niet meer zichtbaar in de cijferbeoordeling.

 

.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Een aanvraag indienen

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen