Verslag bijeenkomst Gebruikersgroep ‘Samenstellen’ 13 september 2018

Volgen

Aanwezig:

Petra Schaeks (Van Braak Accountants)
Marcel de Jager (Marcel de Jager MKB Adviseurs B.V.)
Erik Baas (Fidor)
Aniek Pijpelink (In Zaken Accountants en Adviseurs)
Daniela Altena (Smid Accountants)
Daniëlle van Dijk (Van de Kamp & Van Gelder)
Dennis Priekaar (Hendriksen Accountants en Adviseurs)
Marcel Brust (Brust.nl)

Afwezig (met kennisgeving):

Marlies van Zelst (Bos Adviesgroep)
Ramon van de Bilt (CROP registeraccountants)

Introductie

Aangezien het de eerste bijeenkomst van de gebruikersgroep ‘Samenstellen’ betreft is een gedeelte van de tijd gereserveerd voor kennismaking en het afstemmen van enkele organisatorische zaken.

Doelstelling en scope van de gebruikersgroep

De Gebruikersgroep ‘Samenstellen’ denkt mee in het verbeteren en optimaliseren van alle huidige functionaliteit die gerelateerd is aan het samenstellen van jaarrekeningen en kredietrapportages. Vanzelfsprekend is dat het samensteldossier zelf, maar bijvoorbeeld ook de jaarrekening presentatie, bedrijfsverkenning en andere zaken op de klantenkaart die gerelateerd zijn aan het samenstellen.

Brainstormen over mogelijke toekomstige nieuwe functionaliteiten die in het geheel nog niet bestaan binnen Visionplanner behoort nadrukkelijk niet tot de activiteiten van de gebruikersgroep. De scheiding tussen het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit en het doorontwikkelen van bestaande functionaliteit is soms lastig te aan te brengen. Hier volgen enkele voorbeelden ter illustratie:

Voorbeelden bestaande functionaliteiten

  • Concept watermerk financieel verslag
  • Verbeterde weergave van validatie meldingen in de taxonomie
  • Uitgebreidere functies basisdossier voor jaarovergang
  • Optimalisatie van workflows en gebruikersvriendelijkheid

Voorbeelden nieuwe functionaliteit

  • Fiscale positie in het financieel verslag
  • Administratiedossier
  • Dossier monitor
  • Visionplanner mobiele app

Afspraken en verantwoordelijkheden

De gebruikersgroep stelt zich tot doel om ongeveer 2 keer per jaar bij elkaar te komen. Dit geeft Visionplanner de ruimte om tussen de bijeenkomsten voorgestelde software-aanpassingen door te voeren. Eventueel kan in overleg met de leden van de gebruikersgroep besloten worden tussentijds een bijeenkomst te agenderen als de ontwikkel planning dit toelaat.

Visionplanner is verantwoordelijk voor het bepalen van een agenda van bijeenkomsten en zal hiervoor input vragen van de gebruikersgroep. Onderwerpen worden zoveel mogelijk vooraf vastgesteld zodat de leden zich kunnen voorbereiden.

Alle deelnemers spanning zich in om aanwezig te zijn bij de bijeenkomsten.

Visionplanner beoordeelt voorstelde software-aanpassingen vanuit de gebruikersgroep. Indien nodig kunnen deze voorgelegd worden aan de Vakgroep Accountancy Visionplanner. Uiteindelijk beslist Visionplanner over het wel of niet opnemen van de voorgestelde aanpassing in de ontwikkelplanning en over de prioriteit die hier aan gegeven wordt.

Verzamelen en prioriteren van verbeterpunten

Alle gebruikersgroep leden konden voorafgaand aan de bijeenkomst twee belangrijke verbeterpunten doorgeven en hier een prioriteit aan geven. De verbeterpunten worden doorgenomen en waar nodig toegelicht. Onderstaand de volgorde van de prioritering op basis van de input van de gebruikersgroep. Onderwerpen worden zoveel mogelijk in deze volgorde behandeld. Van de volgorde kan afgeweken worden als dit agendatechnisch beter uit komt. Sommige onderwerpen zijn kleiner van aard en zijn daardoor makkelijker in te passen in de agenda.

  1. Meer gebruik maken van verwijzingen (bijvoorbeeld in notulen / bedrijfsbeschrijving).
  2. E-mail notificatie voor accorderen.
  3. Bibliotheek voor standaard sjablonen voor verplichte dossierstukken (opdrachtbevestiging, LOR, ...)
  4. Standaardinrichting instellen voor financieel verslag (voorwoord, vinkjes, etc.
  5. Uitbreiding functionaliteit 'basisdossier' (jaarovergang).
  6. Bespreekpunten maken bij ieder dossier onderdeel voor bespreekpunten lijst.
  7. Vaktechnische validatie van toelichtingen in financieel verslag en taxonomie (voorbeeld looptijd lening).
  8. Consolidatie van niet-100% deelnemingen (aandeel derden verwerken).
  9. Meerdere aandeelhouders allemaal zelfstandig laten accorderen.
  10. Notificatie na akkoord klant voor opdrachtverantwoordelijke (i.v.m. sluiten dossier).
  11. Review aantekeningen maken bij ieder dossier onderdeel.
  12. Conditionele teksten in taxonomie.
  13. Opmerkingen m.b.t. cijfers delen met de klant, bijvoorbeeld via jaarrekening dashboard.
  14. Alleen vaststelling/notulen bij besloten vennootschap.
  15. Bij wijziging van standaardteksten ook de oude tekst tonen ter vergelijk.
  16. Scherm 'Alle dossier-items' filteren/sorteren op jaartal.
  17. Opmaak in alle tekstvelden van klantenkaart, dossier en financieel verslag (vet, cursief, arceren, etc.).
  18. Verwijzingen naar stamgegevens in taxonomie.
  19. Publicatiestukken vanuit de taxonomie genereren na definitief akkoord inrichtingsstukken.
  20. Verbeterde paginering financieel verslag.

Alle verbeterpunten zijn doorgenomen, verzameld en geordend op een Trello Board. Dit board zal met alle leden van de gebruikersgroep worden gedeeld. Enkele aanvullende toelichtingen vanuit de gebruikersgroep zijn hier alvast vastgelegd voor wanneer deze punten behandeld zullen worden.

Bij het doornemen van alle verbeterpunten werden de volgende zaken benoemd en besproken door de gebruikersgroep:

Financieel verslag

Financieel verslag met SBR-inrichtingsstukken leest niet makkelijk. Veel vragen van banken. Er zijn te weinig details te zien, te beperkt. Visionplanner ontwikkelt momenteel uitbreidingen van het financieel verslag. Zo komen er specificaties per post in de toelichting op de balans en winst- en verliesrekening. De gebruiker kan straks indien gewenst het financieel verslag uitbrengen als zelfstandig jaarrekening document.

Acceptatie en planningsfase

Er worden ervaring uitgewisseld met betrekking tot het vullen van de acceptatie- en planningsfase in het dossier. Een opdrachtbevestiging kan als bijlage toegevoegd aan het dossier of er kan worden verwezen naar het cliëntdossier.

Vaststellen of de administratie voldoet: Is tekstuele toelichting hier voldoende? Aantal kantoren leggen in de bijlage een samenvatting vast met de uitkomsten van het administratiedossier per post van de jaarrekening. Dat mag maar is niet noodzakelijk. Als administratiedossier gereed is kan standaardtekst van Visionplanner aangepast worden en hier naar verwijzen.

Review jaarrekening

Er worden ervaringen gedeeld over het reviewen van het dossier. Hoe laat je als accountant je sporen achter in het dossier? Dit kan eventueel In een PDF-document van de concept- jaarrekening. Daarin kun je digitaal opmerkingen vastleggen. Dit document kan als dossieritem worden opgeslagen in het dossier als dossier. Toch zou het prettig zijn om in Visionplanner Review aantekeningen per onderdeel te kunnen vastleggen (zie punt 11).

De gebruikersgroep geeft aan dat het toevoegen van review aantekeningen in het rapport wellicht minder van belang zou zijn als Visionplanner meer conditionele teksten en verwijzingen naar gegevens elders in de applicatie toepast zodat de meeste teksten niet meer aangepast hoeven te worden.

Bibliotheek voor standaard sjablonen

Bibliotheek, meerdere permanente documenten/sjablonen welke verplicht zijn, kunnen toevoegen en of opmaken met verwijzingen uit het klantdossier. Soort van documentengenerator? Dat gaat wellicht te ver. Misschien een lijst met verplichte stukken en dan deze afvinken of daar als bijlage kunnen toevoegen?

Brainstorm en uitwerken van verbeterpunten

De resterende tijd van de bijeenkomst wordt besteed aan het brainstormen en concreet uitwerken van een aanpassingsvoorstel met betrekking tot het volgende verbeterpunt:

Meer gebruik maken van verwijzingen (bijvoorbeeld in notulen / bedrijfsbeschrijving).

Op relatief veel plaatsen in Visionplanner moet handmatig tekst ingevoerd worden terwijl daar ook verwezen zou kunnen worden naar gegevens die al zijn ingevoerd op een andere plek.

Het meest aansprekende voorbeeld hiervan zijn de notulen die uitgewerkt moeten worden bij de accordering en vaststelling. Het opnemen van verwijzingen in de notulen is door Visionplanner opgenomen in de ontwikkelplanning.

Het andere voorbeeld dat genoemd wordt is de bedrijfsbeschrijving. Al discussiërende concludeert de gebruikersgroep dat dit wellicht niet zoveel toevoegt. De inhoud van de bedrijfsverkenning is zo klantspecifiek dat het niet de moeite loont om hier standaard verwijzingen in toe te voegen.

Op welke plaatsen in de applicatie zijn verwijzingen nog meer wenselijk?

In de taxonomie kan al verwezen worden naar andere taxonomie elementen. Echter, niet naar andere gegevens uit de applicatie. Dit levert o.a. problemen op bij de toelichting op de overige reserve. Daar moet het ingehouden deel van het resultaat vermeldt worden. Echter in de publicatiestukken bestaat dit taxonomie element niet. Beter zou zijn om hier verwijzingen op te nemen naar bijvoorbeeld cijfers uit de rubriekenstructuur. De gebruikersgroep stelt voor om dit mogelijk te maken binnen Visionplanner.

Visionplanner licht toe dat momenteel gewerkt wordt aan het uitbreiden van het financiële verslag. In het financiële verslag kunnen straks wel verwijzingen gemaakt worden naar gegevens buiten de taxonomie.Teksten in het financieel verslag zullen op termijn gesynchroniseerd worden in de taxonomie.

Er wordt opgemerkt dat nieuwe verwijzingen altijd vooraan de tekstregel worden toegevoegd. Dat is niet handig. Voorgesteld wordt om dit aan te passen zodat de verwijzing wordt toegevoegd op de plaats waar de cursor staat.

Overige voorstellen

Ondertekening

Terloops wordt geopperd om een sectie voor ondertekening door bestuurders door bestuurders op te nemen in financiële verslag.

Bedrijfsbeschrijving

Door verschillende leden van de gebruikersgroep wordt aangegeven dat zij de bedrijfsbeschrijving om uiteenlopende redenen niet altijd gebruiken. Er wordt vaak een externe bedrijfsbeschrijving gemaakt en deze wordt als bijlage opgenomen in het dossier.

Voorgesteld wordt meer tekstvakken beschikbaar te maken en deze aan te laten sluiten bij de Handreiking 1136. Daarnaast zou de mogelijkheid tot het toepassen van tekstopmaak de leesbaarheid van de bedrijfsverkenning vergroten.

Verklaringgenerator

De tekst van de samenstellingsverklaring is afhankelijk van de grootte classificatie die wordt aangegeven op de klantenkaart. Als deze wordt aangepast verandert de verklaring echter niet meer in een bestaand dossier. Dit werkt niet praktisch. Liever zou de gebruikersgroep zien dat de tekst van de verklaring op dossierniveau aangepast kan worden, eventueel door middel van een extra vraag in de verklaringgenerator waarmee je kunt aangeven of er gerapporteerd wordt op basis van micro of klein.

Afspraken en opvolging

Visionplanner zal de voorgestelde aanpassingen beoordelen en voor zover dat nog niet gedaan is naar de gebruikersgroep terugkoppelen of deze in behandeling genomen worden.

Leden van de gebruikersgroep krijgen toegang tot het Trello board met alle verbeterpunten.

Op verzoek zal de presentatie en de Handreiking 1136 worden gemaild naar leden van de gebruikersgroep.

Er wordt een volgende bijeenkomst gepland op dinsdag 18 december 2018 van 15.45 - 18.30.

In overleg wordt besloten voor deze bijeenkomst in ieder geval het onderwerp ‘Uitbreiding functionaliteit 'basisdossier' (jaarovergang)’ te agenderen. Iedereen zal zich op dit onderwerp voorbereiden.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Een aanvraag indienen

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen