Verslag bijeenkomst Gebruikersgroep ‘Tussentijds’ 13 september 2018

Volgen

Aanwezig:

Martijn Last (Bordan Accountants & Adviseurs)
Laura van Loon (Cijfer10 B.V.)
Dennis Henderiks (notulist) (AccountAnders)
Björn Molegraaf (Look Forward B.V.)
Marinus van Toor (Van Braak Accountants)
Klaas de Jong (Bentacera BV)
Michèl Meeuwse (namens Roy Schuitemaker, Schipper Accountants)
Arjan van Beek (Visionplanner)

Afwezig (met kennisgeving):

Ramon van de Bilt (CROP registeraccountants)
Fred Stroombergen (Grant Thornton Accountants)
Esther Weber (JAN Accountants)

Introductie

Aangezien het de eerste bijeenkomst van de gebruikersgroep ‘Tussentijds’ betreft is een gedeelte van de tijd gereserveerd voor kennismaking en het afstemmen van enkele organisatorische zaken.

Doelstelling en scope van de gebruikersgroep

De Gebruikersgroep ‘Tussentijds’ denkt mee in het verbeteren en optimaliseren van alle huidige functionaliteit die gebruikt wordt voor tussentijdse rapportage zoals presentaties, widgets, begroting, prognose, aanvullende cijfers en benchmark.

Brainstormen over mogelijke toekomstige nieuwe functionaliteiten die in het geheel nog niet bestaan binnen Visionplanner behoort nadrukkelijk niet tot de activiteiten van de gebruikersgroep.

De scheiding tussen het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit en het doorontwikkelen van bestaande functionaliteit is soms lastig te aan te brengen. Hier volgen enkele voorbeelden ter illustratie:

Voorbeelden van bestaande functionaliteiten

  1. Uitbreiding widget-instellingen
  2. Consolidatie niet-100% deelnemingen
  3. Nieuwe presentaties en widgets
  4. Optimalisatie workflow en gebruikersvriendelijkheid

Voorbeelden van nieuwe functionaliteiten (deze staan momenteel op de planning)

  1. API aanvullende cijfers
  2. Administratiedossier
  3. 13x 4 weken rapportage
  4. VPC mobiele app

Afspraken en verantwoordelijkheden

De gebruikersgroep stelt zich tot doel om ongeveer 2 keer per jaar bij elkaar te komen. Dit geeft Visionplanner de ruimte om tussen de bijeenkomsten voorgestelde software-aanpassingen door te voeren. Eventueel kan in overleg met de leden van de gebruikersgroep besloten worden tussentijds een bijeenkomst te agenderen als de ontwikkel planning dit toelaat.

De leden van de gebruikersgroep stellen voor om de tijdsduur van de volgende bijeenkomst te verlengen naar ca. een halve dag zodat extra tijd gereserveerd kan worden voor het delen van gebruikerservaringen en het uitwerken van verbetervoorstellen.

Visionplanner is verantwoordelijk voor het bepalen van een agenda van bijeenkomsten en zal hiervoor input vragen van de gebruikersgroep. Onderwerpen worden zoveel mogelijk vooraf vastgesteld zodat de leden zich kunnen voorbereiden. Per onderwerp wordt ook een tijdsduur vastgesteld.

Alle deelnemers spanning zich in om aanwezig te zijn bij de bijeenkomsten.

Visionplanner beoordeelt voorstelde software-aanpassingen vanuit de gebruikersgroep. Indien nodig kunnen deze voorgelegd worden aan de Vakgroep Accountancy Visionplanner. Uiteindelijk beslist Visionplanner over het wel of niet opnemen van de voorgestelde aanpassing in de ontwikkelplanning en over de prioriteit die hier aan gegeven wordt.

Verzamelen en prioriteren van verbeterpunten

Alle gebruikersgroep leden konden voorafgaand aan de bijeenkomst twee belangrijke verbeterpunten doorgeven en hier een prioriteit aan geven. De verbeterpunten worden doorgenomen en waar nodig toegelicht. Onderstaand de volgorde van de prioritering op basis van de input van de gebruikersgroep. Onderwerpen worden zoveel mogelijk in deze volgorde behandeld. Van de volgorde kan afgeweken worden als dit agenda-technisch beter uit komt. Sommige onderwerpen zijn kleiner van aard en zijn daardoor makkelijker in te passen in de agenda.

  1. Meer instellingen in tabel widgets.
  2. Presentaties / widgets aanpassen in administraties die gekoppeld zijn aan een sjabloon.
  3. Gebruikers in één keer toegang geven tot meerdere administraties / presentaties.
  4. Meer vrijheid om cijfers in prognose aan te passen in geval van bijzondere of incidentele posten.
  5. Rubrieken in een tabel widget specificeren naar kolommen (van links naar rechts).
  6. Uitgebreidere informatie uit koppeling met salarispakketten.
  7. Verbeterde signaal- / adviesfunctie.
  8. Beperking van de doorzoom functionaliteit voor bepaalde gebruikers.
  9. Mooie PDF export voor presentaties/tabbladen/widgets.
  10. Verbeterde vastlegging van notities en communicatie met de klant rondom dashboard.
  11. Widget-instellingen per tabblad (bijv enkelvoudig/cumulatief).
  12. Widgets kopiëren naar andere sjablonen of administraties.
  13. Sorteren van het lijstje met presentaties dat je bovenaan kunt selecteren.

De prioritering van punt 10 levert enige discussie op. Laura van Loon heeft wel ideeën over hoe dit eruit zou kunnen zien. Afgesproken wordt dat Laura van Loon voor de volgende bijeenkomst dit punt verder uitwerkt. Het voorstel zal voorafgaand aan de volgende bijeenkomst gedeeld worden onder de leden zodat hier op gereageerd kan worden. Tijdens de bijeenkomst zal de prioritering opnieuw beoordeeld worden.

Alle verbeterpunten zijn doorgenomen, verzameld en geordend op een Trello Board. Enkele aanvullende toelichtingen vanuit de gebruikersgroep zijn hier alvast vastgelegd voor wanneer deze punten behandeld zullen worden. Dit board zal met alle leden van de gebruikersgroep worden gedeeld.

Brainstorm en uitwerken van verbeterpunten

De resterende tijd van de bijeenkomst wordt besteed aan het brainstormen over een aantal van de bovengenoemde verbeterpunten en de volgende aanpassingsvoorstellen worden gedaan:

Meer instellingen in tabel widgets

De gebruikersgroep geeft aan meer instelmogelijkheden te willen hebben in tabel widgets:

Omschrijvingen van kolom groepen
Betreft bijvoorbeeld dat op kolom niveau in veel widgets standaard ‘actueel’ staat als groepsomschrijving. Dat moet aangepast kunnen worden door de gebruiker.

Kolombreedtes

Kolommen met omschrijvingen zijn vaak te smal. Kolombreedtes kunnen momenteel wel aangepast worden maar een aangepaste weergave wordt niet opgeslagen. De gebruikersgroep stelt de volgende aanpassingen voor:

  • Knopje rechtsboven in de widget waarmee op gebruikersniveau een weergave van een widget opgeslagen wordt.
  • Tekstterugloop toepassen op lange omschrijvingen die niet in de kolom passen in plaats van afkappen met …

Open- en dichtklappen van rubrieken

In een widget kunnen rubrieken open en dichtgeklapt worden. Deze weergave wordt net als de kolombreedtes niet opgeslagen. Dat kan op dit moment al opgelost worden door de widget niet te maken op bijvoorbeeld rubriek winst-en-verlies en deze te specificeren, maar door de afzonderlijke rubrieken op het niveau daaronder te kiezen, namelijk omzet (evt. specificeren), kostprijs (evt. specificeren), brutomarge, totaal kosten (specificeren) etc. Dit levert echter onnodig veel werk op. De gebruikersgroep vindt het wenselijk dat het open- en dichtklappen opgeslagen kan worden als weergave, net als de kolombreedtes.

Opmaak (lettertype etc.)

De gebruikersgroep vindt het toepassen van onderstreping in widgets belangrijk. Al discussiërend komt de gebruikersgroep tot de conclusie dat dit niet iets is wat je op widget niveau in moet kunnen stellen maar dat dit automatisch door Visionplanner ingeregeld zou kunnen worden. Onderstreping wordt altijd op dezelfde soort regels toegepast.

Aanpassen van lettertype en kleur is niet heel erg belangrijk (een ‘’nice to have’’). Als dit geïmplementeerd wordt dan op sjabloon niveau instelbaar maken. Voor nu even parkeren.

Kolommen verbergen

Het zou handig zijn als je als partner medewerker in de widget-instellingen kolommen aan- en uit zou kunnen vinken om deze te tonen of te verbergen. Uiteraard is het al mogelijk om kolommen te verwijderen, maar dat kan alleen in het sjabloon of in een losgekoppelde administratie.

Beperking van de doorzoom functionaliteit

Omwille van de resterende tijd van de bijeenkomst wordt dit onderwerp uit de lijst met verbeterpunten besproken.

De gebruikersgroep geeft aan dat de doorzoom functionaliteit voor bepaalde gebruikers beperkt zou moeten kunnen worden. Te denken valt bijvoorbeeld aan een bankmedewerker met wie een presentatie gedeeld is.

Voorgesteld wordt om de doorzoom functionaliteit te beperken voor gebruikers die op de klantenkaart zijn aangemaakt als ‘’externe stakeholders’’.

Er wordt gediscussieerd over de mate van beperking. De beperking kan worden toegepast op grootboeksaldi of op grootboekmutaties. Uiteindelijk wordt voorgesteld om de doorzoom op zowel grootboeksaldi als -mutaties te blokkeren. Hiermee vervalt ook vanzelfsprekend de mogelijk tot inzoomen op documenten.

Aanvullende verbeterpunten n.a.v. bijeenkomst

  1. De mogelijkheid om zelf widgets op te slaan in een eigen ‘bibliotheek’.
  2. De mogelijkheid om een onderhanden status mee te geven aan een presentatie. Wijzigingen in deze presentatie gaan pas ‘live’ als de aangepaste presentatie opnieuw wordt gepubliceerd.

Deze punten worden tijdens de volgende bijeenkomst geprioriteerd.

Suggesties voor nieuwe functionaliteit

Hoewel dit niet tot de doelstelling van de gebruikersgroep behoort worden terloops enkele suggesties gedaan voor nieuwe functionaliteit in Visionplanner.

  1. Tabellen zijn eigenlijk wat ouderwets. Misschien cijfers nog grafischer weergeven/evt. in verhaalvorm (bijv. pand als een afbeelding van een gebouw).
  2. Presentatie voor te betalen inkomstenbelasting.

Het zijn interessante suggesties en ze worden ter kennisgeving aangenomen door Visionplanner.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 1

Een aanvraag indienen

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen