Dossiers in Visionplanner Cloud

Volgen

 

Nadat Visionplanner begin 2016 SBR Jaarrekeningdossier heeft gelanceerd, is Visionplanner vanaf medio december 2016 verder uitgebreid met de eerste versies van Permanent (client-)dossier en Administratiedossier.

Hiermee wordt het mogelijk om in Visionplanner taken, notities en documenten op te slaan die betrekking hebben op de client zelf (Clientdossier) en op de adminstratieve verwerking in een bepaalde periode (Administratiedossier). Dossierstukken kunnen in verschillende dossiers tegelijk zitten.

 

Wat zit er in de eerste release?

Je vindt het dossier in de menu-optie Dossier.

 

Cliëntdossier

  • Een basis klantenkaart voor de client. NAW-gegevens, contactpersoon en een elementaire bedrijfsbeschrijving kunnen worden vastgelegd en geraadpleegd. Voor het initieel vullen van de NAW gegevens is een koppeling met KvK geintegreerd.
  • Nieuwe dossier-items (taken, notities, documenten) kunnen worden opgeslagen in Clientdossier.
  • Alle items in Clientdossier kunnen worden geraadpleegd middels een filterfunctie

 

Administratiedossier

  • Nieuwe dossier-items (taken, notities, documenten) kunnen worden opgeslagen in Administratiedossier. Deze items zijn altijd gekoppeld aan een financiële periode (boekjaar - periode)
  • Alle items in Administratiedossier kunnen worden geraadpleegd middels een filterfunctie

 

Hoe werkt dat in de praktijk?

Klantenkaart

Vul eerst de klantenkaart in. Hiervoor kun je de KvK koppeling gebruiken om alvast zoveel mogelijk gegevens automatisch in te vullen.

Daarna kan de bedrijfsbeschrijving worden ingevuld. Deze bestaat uit 3 onderdelen:

  • Algemene beschrijving
  • Bedrijfsactiviteiten
  • Interne beheersing 

 

Dit is een dynamisch document, wat gedurende het jaar kan worden bijgewerkt met de meest recente kennis van de klant.

Samensteldossier

Het is goed gebruik om het samensteldossier voor 2017 alvast aan te maken. Het hoeft nog niet te worden ingevuld, maar tussentijdse bevindingen kunnen hier dan vast aan worden gekoppeld (zie uitleg verderop). 

Clientdossier

Als je zaken hebt die je in het Clientdossier wilt opslaan (bijv. overeenkomsten, uittreksel KvK, kopie paspoort), ga dan naar menu Dossier en kies het tabblad Alle dossier-items. Daar kun je een nieuw dossier-item toevoegen. Klik in het item dan de knop Clientdossier aan om te zorgen dat dit item wordt toegevoegd aan het Clientdossier wanneer je het opslaat.

 

Administratiedossier

Tussentijdse bevindingen kun je op dezelfde manier toevoegen als Clientdossier. Alleen markeer je het toegevoegde dossier-item dan voor Administratiedossier. Let op dat de juiste periode is geselecteerd. Overigens kan het slim zijn om een tussentijdse bevinding ook terug te laten komen in het samensteldossier voor het betreffende boekjaar (zorg dan dat je dat samensteldossier alvast hebt aangemaakt). Zo hoef je een notitie of document maar 1x te maken maar komt het wel op alle relevante plaatsen terug.

Dossier-items kunnen ook toegewezen worden aan een medewerker. Ze worden dan een openstaande taak.

 

 

Wat kun je nog meer verwachten in 2017 op dossier-gebied?

Algemeen

  • de mogelijkheid om geselecteerde dossier-items ook voor de klant zichtbaar te maken

 

Clientdossier

  • de mogelijkheid om bij de bedrijfsbeschrijving ook een aantal daaruit voortvloeiende Significante Aangelegenheden vast te leggen en gedurende het jaar bij te stellen

 

Administratiedossier

  • Voorgedefinieerde taken (template) voor terugkerende tussentijdse activiteiten
  • Per administratie een jaarplanning van tussentijdse activiteiten, die dan automatisch worden aangemaakt. Hiermee kunnen je medewerkers worden aangestuurd met duidelijke to-do list per administratie
  • Aanmaken van dossier-items vanuit alle plaatsen in de applicatie

 

Samensteldossier

  • Bedrijfsbeschrijving automatisch overnemen uit Klantenkaart
  • Significante aangelegenheden volgend uit de Bedrijfsbeschrijving overnemen in het samensteldossier

 

En natuurlijk blijven we goed kijken en luisteren naar onze gebruikers om te zorgen dat ook dit nieuwe Visionplanner Dossier maximaal aansluit bij de praktijk van accountants- en administratiekantoren!

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Een aanvraag indienen

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen