AFAS Online

Volgen

Voor het importeren van data uit AFAS Online in Visionplanner Cloud is het vanaf 1 januari 2017 noodzakelijk om een token te gebruiken. Deze token regelt de authenticatie voor Afas. 

AFAS Online (Token)

Bestaande administraties kunnen nog tot 1 januari op de huidige manier verder werken. Voor nieuwe administraties moet vanaf nu met de AFAS token worden gewerkt.

 
Video voorbeeld 
 
 
Voorbereiding - Uitleesbaar maken van AFAS online
Voordat uit AFAS Online kan worden geïmporteerd, moet in AFAS Online worden ingesteld dat de omgeving via webservices mag worden uitgelezen. Hiervoor maakt AFAS Online gebruik van de GetConnector. Welke van de connectoren Visionplanner nodig heeft bij het inlezen kun je dan weer hier vinden.
 
Referentie Grootboek Schema (RGS)
Binnen AFAS is het mogelijk om te werken met het RGS rekeningschema (zie ook www.referentiegrootboekschema.nl). Op dit moment biedt AFAS nog geen standaard getconnector waarmee de RGS codering kan worden aangeroepen. Voor de status hiervan kan contact worden opgenomen met AFAS en verwezen worden naar incidentnummer 1167553.
 
Stap 1 | Ga naar de autorisatietool

Klik in de omgeving van Afas welke je wilt uitlezen aan de linkerkant voor Algemeen. Je komt nu in het scherm Beheer en kiest hier voor Autorisatietool.


          Omgeving scherm,                Het Beheer menu met de Autorisatie tool
     met 
Algemeen linksboven


Stap 2 | Open de eigenschappen van de gewenste gebruiker
Kies de Gebruiker waarmee je bij Visionplanner Cloud wilt inloggen om de cijfers uit te lezen. Open de eigenschappen van de gewenste Gebruiker door hier dubbel op te klikken.
Onderstaand scherm opent nu:

Ga naar het tabblad Applicaties en vink daar de Connector aan bij de opties. Dit zorgt er dan voor dat je straks in kunt lezen in Visionplanner.
 
Stap 3 | Opslaan van de wijzigingen


Sla dit op door hier voor 'JA' te kiezen. Sluit hierna alle schermen en kies dan om de omgeving opnieuw te openen.

Importeren in Visionplanner Cloud
Nu je in Afas de gegevens en connector naar behoren hebt ingesteld, kun je de gegevens gaan importeren in Visionplanner. Om verbinding te leggen tussen beide pakketten gebruik je de zelfde inloggegevens als die je in AFAS online gebruikte. Dus de gebruiker voor welke je de connector hebt geactiveerd met het bijpassende wachtwoord.
 
 
 
 
Stap 1 | Kies je boekhoudpakket
Uiteraard dien je bij boekhoudpakket de software van AFAS Online te selecteren.
 
 
Stap 2 | Inloggen bij AFAS Online 
De standaard voor alle Nederlandse en Belgische gebruikers is de optie profitweb.afasonline.nl. In zeer specifieke gevallen kan het domein afwijken, voor bijvoorbeeld gebruikers uit de carribean of gebruikers met een geheel eigen inrichting. Deze kunnen dan het aangepaste domein invullen.
 
Vervolgens vul je de Gebruiker en het Wachtwoord in. Dit zijn de gegevens die je ook gebruikt om bij AFAS aan te melden.
 
Tot slot dien je de Omgeving in te vullen. Deze vind je binnen AFAS boven in de applicatiebalk.
Klik daarna op de knop Administraties ophalen  en selecteer de gewenste administratie.
 
Stap 3 | Kies een uitgangspunt voor je presentatie
Er dient een presentatie te worden gekozen uit de lijst met standaard Visionplanner presentaties zelf gemaakte presentaties

Bevestig alles met Cijfers inlezen. Als je dit gedaan hebt dan kun je desgewenst verder gaan of beginnen met koppelen van de grootboekrekeningen aan de Visionplanner structuur, zie ook stap 2 van onze handleiding snel starten.

 

Extra instellingen (kostenplaatsen of import-periode)
Nadat je de presentatie hebt aangemaakt kunnen er nog een aantal extra instellingen gedaan worden in AFAS Online. Ga hiervoor in de visionplanner presentatie naar het opties-menu en kies:

Instellingen | Import instellingen | Financieel: AFAS Online 

Je komt als het goed is dan bij het onderstaande scherm waar je dan een aantal extra mogelijkheden hebt voor de import.

Boekjaar: Je kunt hier aangeven welke boekjaren relevant zijn om te presenteren. Reeds geïmporteerde boekjaren blijven bewaard, dus vaak is het voldoende om alleen het laatste boekjaar te kiezen. Dat is sneller dan steeds de hele historie te importeren.

Mutaties tonen: Met de mogelijkheid Mutaties tonen kan er worden ingezoomd naar het boekstuknummer en naar het ingescande document als dat erachter hangt. Als dat niet relevant is kun je dat hier uitschakelen, waardoor de import zal versnellen.


Kostenplaatsen: Hiermee worden de kostenplaatsen uit AFAS Online overgenomen. Deze kostenplaatsen kunnen in de presentatie gebruikt worden om de exploitatierubrieken per kostenplaats te tonen.

LET OP! Visionplanner gebruikt hier een getconnector voor die nog niet standaard is opgenomen in AFAS Online. Deze kun je zelf toevoegen.
 
Download hier AFAS kostenplaatsen connector welke genaamd is 'Profit_Transactions_Allocated.
Na de download dient deze toegevoegd te worden aan de lijst met AFAS connectoren. In AFAS kan via het menu Algemeen | Uitvoer | Beheer | Getconnector deze toegevoegd worden.
 
 
Klik op optie 4. Importeren en selecteer het bestand dat gedownload is (Profit_Transactions_Allocated.gcn) Klik daarna op Voltooien.
 
Foutmelding
Mochten in Visionplanner de cijfers van Afas niet binnen komen, controleer dan even of er misschien iets fout is in AFAS. Dit kun je doen door de connector te testen. Hoe dit werkt staat in de onderstaande stappen beschreven.
 
1. Open AFAS
 
 
2. Kiest voor de Getconnector
 
 
3. Zoek een connector die VP gebruikt zoals Caseware_periodesaldi
 
 
4. Voer deze uit via de rechter-muisknop en dan uitvoeren.
 
 
Als dit goed gaat, neem dan contact op met Visionplanner. Als dit mis gaat of niet werkt dan zul je de fout in Afas moeten zoeken.
 
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Een aanvraag indienen

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen