Bewaarplicht voor jaarrekeningdossiers

Volgen

Voor wie geldt de bewaarplicht?

Wie een administratie heeft, moet voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Dit betreft administratieve zaken zoals:

  • Administratie (grootboek, kolommenbalans, etc.)
  • Definitieve jaarrekeningen
  • Publicatiestukken
  • Notulen van vaststelling
  • Fiscale aangiftes
  • Aanslagen

De ondernemer is primair verantwoordelijk voor het bewaren van deze gegevens.

Wanneer je als tussenpersoon (accountant of administratiekantoor) Visionplanner gebruikt voor het samenstellen van jaarrekeningen, moet je dus zorgen dat je ondernemer de definitieve jaarrekening, publicatiestukken en notulen daarvan ontvangt. Je kunt je klanten natuurlijk ontzorgen op dit gebied. In dat geval moet je zelf deze documenten bewaren.

 

Wat moet de intermediair bewaren?

Ben je accountant, dan moet je bovendien je samensteldossier nog enige tijd paraat houden voor het geval je een toetsing mocht krijgen. Dossiers die in Visionplanner worden gemaakt, worden ook in Visionplanner bewaard en blijven beschikbaar voor inzage. De bewaarde gegevens omvatten:

  • Dossier-informatie (acceptatie, planning, risico's) voor zover ingevuld
  • Dossier-items zoals notities en bijlages
  • PDF's die zijn gegenereerd (Financieel Verslag, inrichtingsstukken, publicatiestukken, kredietrapportage)
  • SBR berichten die zijn gegenereerd (inrichtingsstukken, publicatiestukken, kredietrapportage)

 

Als je geen jaarrekeningen meer maakt

Wanneer je voor een klant geen jaarrekeningen meer maakt, kun je het samenstelabonnement uitzetten. Jaarrekeningdossiers die zijn gesloten, blijven bewaard in Visionplanner. Wil je ze later nog eens inzien, dan kun je gewoon weer het samenstelabonnement aanzetten.

Deze werkwijze past dus zowel voor het bewaren van de definitieve jaarrekening voor de klant als voor het bewaren van je eigen dossier ten behoeve van toetsing.

Jaarrekeningdossiers die niet zijn gesloten, worden geheel verwijderd.

 

Als je klant weggaat

Als je klant naar een ander kantoor gaat, moet je hem de stukken meegeven die hij verplicht is te bewaren (voor zover hij die nog niet had ontvangen). Recente samensteldossiers moet je nog wel zelf bewaren (als je accountant bent) i.v.m. eventuele toetsing. Je kunt dan het samenstelabonnement en adviesabonnement van de klant uitzetten, maar je moet niet de administratie verwijderen.

Zolang de administratie niet is verwijderd, bewaart Visionplanner de afgesloten Jaarrekeningdossiers van de klant. Je kunt later het samenstelabonnement even aanzetten als je inzage in het dossier nodig hebt.

 

Dossier bewaren buiten Visionplanner

Wil je bewaarplicht buiten Visionplanner om regelen, download dan de PDF's van de Inrichtingsstukken (of Financieel Verslag), Publicatiestukken en de notulen. Het is niet mogelijk om een download van het volledige dossier te maken.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Een aanvraag indienen

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen