De kantoorinrichting (verplichte voorbereiding implementatie)

Volgen

Om goed en efficiënt met Visionplanner te kunnen werken, moet je met deze stappen beginnen. Wanneer je wilt deelnemen aan een training dan gaan we ervan uit dat je deze stappen hebt doorlopen. Als dat niet het geval is, is de training minder effectief en kost het ook meer tijd. Kortom de verplichte voorbereiding voor een succesvolle trainingsdag. 

 

Video 
  

Stap 1 | Activeer je abonnement

Als het goed is heb je van ons een mail ontvangen om jullie omgeving te activeren. Is de activatie link verlopen dat kan je middels wachtwoord vergeten (bij het inloggen) een wachtwoord instellen.

 

Stap 2 | Beheer partner

Ga naar 'Beheer partner' rechtsboven in de administratiemonitor. 

 

Stap 3 | Voeg de kantoorlogo's toe en pas de kleur van de werkbalk aan

In het 'Beheer partner' menu kan je onder het kopje 'Partner' het logo van je kantoor toevoegen. We maken onderscheid tussen het logo voor op documenten (de jaarrekening rapporten) en het header logo. Het header logo komt linksboven in het scherm te staan in plaats van het Visionplanner logo. 

Let er wel op dat de logo's die je toevoegt aan de juiste eisen voldoen m.b.t. de grootte. 

Tot slot kan je de headerkleur in ditzelfde tabblad aanpassen. Let er wel op dat dit contrasteert met het logo. 

 

Stap 4 | Voeg een sjabloon toe

Voeg een sjabloon toe aan je omgeving. Dat kan door in het 'Beheer partner' menu te klikken op sjablonen. Let op: Het eerste sjabloon kost 25,- per maand en is pas van toepassing als je ongeveer 10 of meer administraties hebt die op elkaar moeten lijken. 

 

 

Stap 5 | Voeg het standaard rekeningschema toe aan het sjabloon

Voeg in het sjabloon jullie standaard rekeningschema toe. Je hebt hiervoor 2 opties. Of middels een Excel import of via een import vanuit een boekhoudpakket of audit-file. Het standaard rekeningschema gebruiken we als uitgangspunt voor de later aan te sluiten administraties. Hierdoor hoef je niet steeds opnieuw te koppelen.

Optie 1 - via een Excel import

Kopieer je standaard rekeningschema in het Excel sjabloon van Visionplanner (https://support.visionplanner.com/hc/nl/article_attachments/207564907/Standaardrekeningschema.xlsx). 

Let op: zorg er wel voor dat op iedere regel data staat. Dat wil zeggen dat op alle W&V rekeningen en de balans waarde moet zitten. Anders kan Visionplanner de cijfers niet inlezen.  

Optie 2 - via een boekhoudpakket audit file

Misschien heb je wel het standaard rekeningschema in je boekhoudpakket zitten of heeft een klant dat rekeningschema. Dan kan je deze ook gebruiken om in te lezen. 

Let op: zorg er wel voor dat op iedere regel data staat. De regels zonder data worden niet ingelezen in Visionplanner. 

 

Lees de cijfers in. 

 

Stap 6 | Koppel het standaard rekeningschema aan de Visionplanner rapportagestructuur

Je cijfers zijn succesvol ingelezen en verwerkt. Waarschijnlijk krijg je nu de melding dat nog niet al je cijfers succesvol gekoppeld zijn aan het systeem. Druk in dat geval op de link 'Koppelingen controleren'. Je kunt via deze pagina de nog ontbrekende gegevens koppelen aan ons systeem. 

Let op: sla tussendoor regelmatig op om te voorkomen dat rekening ontkoppeld worden. 

De grootboekrekeningen

Om je cijfers aan ons systeem te koppelen, gebruik je de grootboekrekeningen uit je boekhouding. Deze grootboekrekeningen bevatten een overzicht van alle financiële stromen die er gaan binnen je bedrijf. Denk daarbij aan debiteuren, crediteuren, inkomsten en specifieke kosten. Voordat je de posten gaat koppelen aan ons systeem is het daarom wel belangrijk om een goed inzicht te hebben in je grootboekrekeningschema. Wanneer je hier niet uitkomt, kan je je accountant om hulp vragen.

Hoe werkt het koppelen?

Zoals je ziet staan aan de linkerzijde van je scherm de grootboekrekeningen uit je boekhouding. De rechter kolom laat de rapportage structuur zien van Visionplanner. Voor je presentatie is het belangrijk dat je grootboekrekeningen uit je boekhoudpakket naar de juiste categorie in het systeem van Visionplanner worden gesleept.

Je kunt de grootboekrekeningen die je gebruikt aan de linkerkant van het scherm slepen naar de door ons samengestelde categorieën aan de rechterkant van het scherm. Zo kun je bijvoorbeeld de rubriek ‘machines’ slepen naar de balans aan de rechterkant van het scherm. Het systeem zal de machines dan netjes op de balans plaatsen. Het is ook mogelijk de grootboekrekening te koppelen door het gebruik van de pijltjes in het midden van het scherm.

Let op: Een grootboekrekening moet altijd gekoppeld worden aan het laagste niveau binnen de rapportage structuur. 

 Slepen met muis

Sleep een enkele grootboekrekening naar de rechterkolom door de linkermuisknop ingedrukt te houden. Door Ctrl ingedrukt te houden kun je meerdere rekeningen tegelijk selecteren. Met Shift kun je een rij grootboekrekeningen selecteren door op de eerste en de laatste rekening van de rij te klikken.

Pijltjes

Selecteer links de grootboekrekening(en) en rechts de rubriek waaraan je deze wilt koppelen. Het pijltje wordt nu blauw en je kunt de grootboekrekening(en) verplaatsen door op de blauwe pijl te klikken.

Tip: Wil je snel een beeld krijgen van de mogelijkheden van Visionplanner? Koppel dan alleen de omzet en enkele kostenrekeningen, je crediteuren, je debiteuren en de liquide middelen. De rest kan je later nog koppelen.  

Aanpassing categorieën

Wanneer je gebruik maakt van andere posten of subcategorieën dan beschreven in ons overzicht, kun je de gegevens eenvoudig aanpassen door op  te klikken aan de rechterzijde van post. Het ook mogelijk om zelf subgroepen toe te voegen. Klik op  aan de rechterkant van het onderdeel waar je de nieuwe subgroep wilt plaatsen, en voeg de subgroep toe.

Posten die je niet gebruikt, kun je verwijderen door ze in de prullenbak te gooien. Wanneer je klaar bent met het koppelen van jouw gegevens, druk je op Opslaan. Je gegevens zijn nu opgeslagen in het systeem en zijn direct verwerkt in je presentatie.

Klik op 'Opslaan' om door te gaan naar de presentatie van je cijfers.

 

Stap 7 | Voeg een aantal standaard presentaties toe

Linksboven in het scherm vind je de naam van de administratie (of de naam van het sjabloon). Rechts daarnaast kan je wisselen tussen de presentaties. Klik op deze knop en kies voor presentatie toevoegen (Let op: als de administratie gekoppeld is aan het sjabloon is de knop voor het toevoegen van een nieuwe presentatie niet zichtbaar).

Nadat je op "Nieuwe presentatie toevoegen" hebt geklikt heb je de keuze om een lege presentatie toe te voegen (deze kan je zelf volledig inrichten) of een aantal standaard presentaties van Visionplanner. Deze zijn naar eigen wens later aan te passen.

Meer achtergrond informatie achter de standaard presentaties kan je hier vinden. 

 

Stap 8 | Pas desgewenst de kleuren van de widgets aan

Klik hiervoor rechtsboven in de widget waarvan je de kleur aan wilt passen op de 3 streepjes. Kies vervolgens voor 'Aanpassen'. Nadien kan je per grafiek serie de kleuren aanpassen. 

 

Stap 9 | Plaats je logo in de widget (grafiek) rechtsboven in iedere presentatie

Ga naar de widget rechtsboven in het scherm en druk op de 3 streepjes. Klik vervolgens op aanpassen.

Daarna kan je achtergrond van de widget wijzigen. Dat doe je door op 'Achtergrond' te klikken. Vervang vervolgens het logo. 

Laat de widget linksboven aan leeg. Deze wordt later gebruikt om het logo van je klant aan toe te voegen maar dat doe je niet in het sjabloon (want dan zien alle gekoppelde administraties het). 

Hoe je het logo van de klant toevoegt lees je hier: https://support.visionplanner.com/hc/nl/articles/235300627-Klantlogo-in-presentaties

 

Let op: Voor je administraties kan toevoegen dien je eerst de factuurgegevens in te vullen. Dit kan onder 'Beheer partner'. 

Let op: Voor de training moeten tenminste stap 1 tot en met 6 zijn doorlopen.

 

 

 

 

 

 

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Een aanvraag indienen

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen